La comunicación suele ser una disciplina que no se toma en cuenta, o se le considera como algo en lo que no es tan necesario indagar. Sin embargo, la realidad no podría estar más alejada de esto, pues los estudios de la comunicación inciden en la política, la cultura, el trabajo en equipo, la opinión pública, la mercadotecnia, las relaciones interpersonales, y muchos otros campos del saber humano.
Para una empresa, sea pública o privada, la comunicación es un factor esencial por trabajar, por lo que el área de comunicación organizacional ha cobrado más importancia en los últimos años. Lamentablemente, el poco conocimiento de las necesidades de comunicación de una empresa ha rezagado a los especialistas de comunicación organizacional a crear boletines, tableros de avisos o comunicados internos, desaprovechando las utilidades que estos profesionales tienen para el buen desarrollo de una corporación.
A continuación, enlistamos 5 consejos que recomendamos poner en práctica en una empresa para mejorar la comunicación, tomando en cuenta que solo estos esfuerzos no serán suficientes, pero sí son un buen punto de partida para mejorar el trabajo en equipo y la productividad por medio de la comunicación efectiva.
- Aprende a diferenciar entre lo personal y lo profesional. Muchas veces, al estar en un ambiente de trabajo, solemos confundir las relaciones interpersonales con las laborales. Un conflicto personal puede llegar a afectar una relación laboral, así como un problema familiar se puede filtrar en nuestra toma de decisiones, si laboramos con familiares en la empresa. Aprender a separar estas dos áreas de la vida humana es esencial para no entorpecer los procesos en la empresa.
- Ubica fuentes de ruido en la comunicación. Según las teorías de la comunicación, el ruido es cualquier interferencia que impide la llegada de un mensaje desde un emisor hasta un receptor. El ruido puede ser una falla tecnológica, un problema para mandar un mensaje o el uso incorrecto del lenguaje, provocando que el mensaje no se entienda o se malinterprete. Para evitar estos problemas es esencial, primero, ubicar qué puede llegar a entorpecer la comunicación, para evitarlo.
- Comparte información, no la acapares. En ocasiones estamos tan empapados con un tema en el trabajo que, al compartir información, ya sea como entrega o para pedir apoyo en una labor, no entregamos todos los datos que son necesarios. Asumimos, en nuestro rol como responsables de un proyecto, que los demás conocen lo que nosotros dominamos, y podemos llegar a omitir detalles, nombres, procesos y demás información que puede ser vital para quien recibe nuestro mensaje, pero no lo recibe. Esto desemboca en tardanzas en los procesos, resultados erróneos y problemas de productividad.
- Cuida el tipo de lenguaje que utilizas. Cuando nos comunicamos utilizamos diferentes lenguajes, según quien sea nuestro receptor. Con una persona cercana usamos un lenguaje coloquial, con un superior o un cliente se usa un lenguaje formal, y con un colega de profesión podemos llegar a usar un lenguaje técnico. Elegir adecuadamente el tipo de lenguaje nos facilitará la comunicación pues ayuda a romper barreras si nuestro receptor no conoce a fondo los tecnicismos que utilizamos, o si queremos crear un ambiente más amigable o relajado. También es importante evitar el uso de términos demasiado “rebuscados” para sonar profesionales o inteligentes. Eso solo representará más barreras de ruido que entorpecerán la comunicación.
- Conoce a tu receptor y su contexto. La base para una comunicación efectiva es el esfuerzo que el emisor hace, en función de su receptor, para construir su mensaje. Un error muy común es cuando el emisor piensa que es tarea del receptor el entender el mensaje que le está enviando, cuando en realidad es al revés. El emisor debe conocer quién es su receptor, qué conoce, cuál es su contexto y papel en el proceso a realizar, para a su vez adaptar su mensaje para que el receptor lo entienda. Un receptor que malinterpreta un mensaje no carga con la culpa de la falla de la comunicación, pues decodifica el mensaje de acuerdo con lo que conoce, no a lo que entiende otra persona.
Poniendo en práctica estos consejos podrás comenzar el camino hacia mejores procesos de comunicación en tus equipos de trabajo. Es esencial, sobre todo, que los líderes de equipo pongan en práctica estos puntos y otros, para mejorar la cultura organizacional y evitar contratiempos que solo afectarán la productividad a corto, mediano y largo plazo de cualquier organización.
