Al trabajar en un equipo es necesario tener un área dedicada a la gestión de la información, del personal y de los procesos. De esta manera, aseguramos que los objetivos se estén cumpliendo, a mismo tiempo que se aprovechan al máximo los recursos con que contamos y evitamos el exceso de tiempo, esfuerzo o personal en una tarea que no lo requiere. Para ejecutar esta administración podemos utilizar varias herramientas que, aunque tenemos ya a la mano, tal vez no les estamos sacando el máximo provecho.
Aquí te presentamos cinco herramientas que ayudarán a mejorar la gestión de recursos en tus procesos, para sacar el máximo provecho del tiempo que pasas en los proyectos.
- Dropbox. Si bien el trabajo en la nube es una constante en nuestro día a día, tal vez no conozcamos totalmente las ventajas que ofrecen. Almacenar contenido en línea nos permite no solo ahorrar espacio en nuestras propias computadoras, sino además compartir con nuestro equipo de trabajo en tiempo real. Podemos usar Dropbox en nuestra máquina por medio de una carpeta que se sincroniza automáticamente en línea, pero también se pueden crear carpetas compartidas con algunos miembros de nuestro equipo. Si trabajamos en Dropbox en línea podemos además hacer notificaciones sobre un archivo o una carpeta para dar indicaciones o comentarios a os demás usuarios, facilitando el proceso de comunicación.
- Google Docs, Sheets y Slides. La suite de Google Workspace nos da muchas herramientas para el trabajo colaborativo en línea. Tal vez los que más ventajas ofrecen son Docs, Sheets y Slides, los cuales son procesadores de texto, hojas de cálculo y presentaciones muy versátiles que, además de almacenarse en línea, permiten el trabajo colaborativo en tiempo real. Al tiempo que estamos trabajando algún documento podemos agregar personas al documento con diferents atribuciones, como editores, revisores o propietarios, y dejar comentarios, ajustes, correcciones y llamadas de atención para facilitar el proceso.
- Google Meet. Todos estamos ya relacionados con las reuniones virtuales, pero tal vez podamos sacar nuevo provecho a este recurso, ahora que el trabajo presencial está volviendo a ser la norma. Una reunión rápida puede realizarse por medio de Meet sin necesidad de reservar una sala, sobre todo cuando es necesario convocar a muchas personas o incluso cuando se requiere de la presencia de personas que no están cerca. Google Meet además permite grabar la sesión, compartir pantalla y usar el chat, por lo que el manejo de preguntas y comentarios es más eficiente.
- Google Forms. La creación de formularios es mucho más eficiente por medio de Google Forms, ya que nos ayuda a crear fácilmente campos de llenado ya sea con texto corto o largo, opción múltiple, introducción de fechas, escalas de Likert entre otras. Además, si es necesario, podemos hacer nuestro formulario un cuestionario tipo examen, por ejemplo, para acreditar algún curso de capacitación. La herramienta también permite la recolección de correos electrónicos y la revisión constante de las respuestas recibidas, lo que hace de esta una herramienta perfecta para organizar peticiones de trabajo.
- Correo electrónico. Tal vez el uso del correo electrónico no se está haciendo a su máxima potencia. El correo electrónico, además de ser una herramienta de comunicación, permite crear un archivo de trabajos, requerimientos, procesos y cadenas de comunicación que nos permitan dar seguimiento a procesos e incluso detectar áreas de oportunidad. Un correo electrónico bien organizado en carpetas puede ser un gran aliado para el gestor de proyectos de una organización.
Si bien todas estas herramientas son de libre acceso, también permiten membresías de uso mucho más profesional que ofrecen más almacenamiento, herramientas extra y aplicaciones que permiten mejorar el trabajo, sobre todo en equipos grandes. Te recomendamos crear o buscar cursos de especialización en estas herramientas para todo tu personal, de tal forma que se puedan aprovechar al máximo y todos los miembros de tu equipo sean expertos en su manejo.
