Entender la información que las organizaciones generan, puede tener un gran impacto en sus resultados. Muchas empresas no tienen los sistemas de información adecuados para recopilar y dar seguimiento a sus datos y siguen tomando decisiones con base en “el periódico del día anterior”.
Para entender mejor la problemática decidimos hacer una investigación con más de 60 empresas y nos dimos cuenta que aún hay mucho desconocimiento acerca de las herramientas digitales que existen hoy en día. Una buena implementación puede ayudar a gestionar la operación y recolectar los datos que se generan. La mayoría de las personas sigue tratando de empujar el uso de Excel más allá de sus límites y muchas otras están esclavizadas a ERP’s (sistemas de gestión) del año del caldo.
Una nota sobre el uso de Excel: Excel funciona cuando la empresa es pequeña. Pero una vez que llegas a cierto tamaño, las cosas comienzan a complicarse.
Los pocos equipos aventureros que deciden emprender el camino hacia la digitalización de sus negocios se encuentran con un problema: Hay una infinidad de aplicaciones con funcionalidades diferentes y a veces difíciles de comprender. Muchas veces estos equipos acaban por elegir a las plataformas que más invierten en marketing y que por eso les dan más confianza, aunque no necesariamente son las que cubren sus necesidades de mejor manera. (Si has escuchado de Monday, Hubspot, Salesforce, Trello y Quickbooks, sabes de lo que estoy hablando).
Desde hace más de seis años he ayudado a diferentes empresas a re-diseñar sus procesos para tener información relevante y en tiempo real. Les quiero compartir algunas ideas de esa experiencia. Espero ayudarles a estructurar sus procesos para que generen información analizable en un futuro. Créanme, van a ahorrar mucho tiempo y dinero si empiezan de una vez.
1. Empieza ya
Ya sea que tengas 1, 10 o 100 clientes, los productos y servicios que vendes ya están recopilando datos sobre tu negocio. Deberías empezar a medirlos lo antes posible.
¿Sabías que la empresa Kavak, dedicada a la compra y venta de autos seminuevos y primera que alcanzó el estatus de unicornio en México, destinó una de sus primeras inversiones (por 50 mil usd) a tener un sistema de gestión?
– Cracks podcast Ep. 100
El software de facturación tiene todos tus detalles de facturación, su base de datos interna tiene información valiosa sobre tu equipo, tu CRM almacena las interacciones que tuvo con clientes potenciales. Mientras más te tardes en recopilar estos datos de una manera que tenga sentido, menos útiles serán a medida que la organización crezca.
Cuando la organización ya creció a cierto tamaño y la información sigue guardada en diferentes hojas de excel, en diferentes formatos y en carpetas descontroladas en Dropbox, Google Drive, o peor, en diferentes servidores físicos, organizarla puede ser una pesadilla muy cara.
2. Sé claro en lo que quieres medir
Es mucho más fácil decir: “Quiero medir todo y poder responder cualquier pregunta con gráficos”, que limitar las cosas a dos o tres indicadores clave de desempeño (KPI). Por eso muchas empresas terminan creando soluciones que son demasiado amplias. Invierten mucho en la recopilación de datos, usan herramientas que requieren mucha experiencia y gastan mucho dinero en tratar de hacerlo todo, para al final abrumarse y regresar al Excel.
Si tienes demasiadas métricas, significa muchas veces que no tuviste una discusión difícil con tu equipo y socios sobre lo que realmente importa.
Una forma sencilla de empezar es revisar todos los formatos, reportes y presentaciones que hacen de manera recurrente e implementar las herramientas que puedan ofrecer esa misma información pero de manera inmediata, automatizada e integrada.
Sin embargo, si quieres que tu estrategia de digitalización tenga futuro, es necesario pensar en una arquitectura de software con base en los objetivos y procesos de la empresa.
3. Piensa en cómo quieres ver la información
No se trata solo de saber lo que quieres analizar, también debes tener claro cómo quieres ver la información. Es diferente analizar los resultados del día actual, que hacer un análisis histórico de algún valor de la operación. Para crear un análisis histórico, hay que garantizar que durante el proceso se recopile la fecha de generación de la información. (Por obvio que parezca, he visto a muchas empresas que olvidan este pequeño detalle).
Muchas empresas necesitan usar varios sistemas diferentes al mismo tiempo. Lo importante es mantenerse organizado, introducir un formato simple y ajustar sus datos a este formato. Esto hará que conectar, crear gráficos y trabajar con la información de diferentes plataformas sea más fácil.
Como líder de una organización, seguramente tienes una visión muy completa sobre lo que está pasando. Por eso, es muy fácil caer en la trampa de creer que todo el equipo tiene la misma comprensión que tú. Pero tenemos que entender, que el trabajo de los equipos es mucho más enfocado que el de los líderes y no todas las personas tienen la misma visibilidad. Para escalar, vas a necesitar un sistema y procesos que cualquier miembro del equipo pueda seguir, usar y comprender.
